Innovoices s.r.o., jakožto poskytovatel účetních a jiných poradenských služeb správce osobních údajů (dále jen „Správce“), prohlašuje, že veškeré informace o klientech a jim poskytovaných službách jsou užívány, zpracovávány a uchovávány v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejm.:

1. právními předpisy České republiky týkající se činnosti patentových zástupců, zejm. zákon č. 417/2004 Sb., o patentových zástupcích;
2. právními předpisy České republiky implementujícími Směrnici 95/46/ES o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, Směrnici 2002/58/ES o soukromí a elektronických komunikacích;
3. Obecným nařízením o ochraně osobních údajů ((EU) 2016/679) a
4. dalšími vnitrostátními právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Právní základ zpracování. Právním základem pro zpracování osobních údajů Správcem je smlouva o poskytování služeb patentových zástupců, která může být uzavřena i ústně. Správce nezpracovává osobní údaje ve smyslu čl. 28 GDPR, pokud není písemně dohodnuto jinak.

Účel a způsob zpracování. Osobní údaje poskytnuté klientem, jeho zaměstnanci či zástupci budou Správcem zpracovány pro následující účely („Účely“):

1. poskytnutí služeb patentových zástupců na základě smlouvy s klientem uzavřené písemnou či ústní formou;
2. zajištění oprávněných zájmů Správce, zejména ochrany zájmů Správce pro případ právních sporů, kontrol ze strany orgánů veřejné správy (např. Komora patentových zástupců ČR)
3. zajištění souladu s příslušnými právními, regulatorními nebo profesními požadavky (vedení záznamů o činnosti, vedení účetnictví, apod.);
4. řešení požadavků nebo komunikací od příslušných orgánů;
5. administrace smluv, finanční účetnictví, soulad s interními předpisy, analýza rizik, a vztahy s klienty;
6. využití systémů a aplikací (hostovaných nebo interních) pro služby informačních technologií a informačních systémů

Pro tyto Účely Správce uchovává osobní údaje v elektronické podobě automatizovaným způsobem a v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.

Příjemci údajů. Pro výše uvedené Účely mohou být osobní údaje zpřístupněny/předány příjemcům osobních údajů (orgány veřejné moci, advokáti a patentoví zástupci spolupracující se Správcem, další fyzické nebo právnické osoby, podle potřeby a pokynů Klienta, nebo podle potřeby Správce za účelem vedení spisů, využití a správy systémů a služeb informačních technologií, vedení účetnictví apod.) a těmito zpracovány pro Účely.

Doba uchování údajů. Dokumentace související s poskytovanými službami patentových zástupců, včetně osobních údajů, bude uchovávána po dobu poskytování služeb, a dále 10 let od ukončení